How To Organizing Effective Volunteer Programs?

قد تعتقد بعض المؤسسات أن اعتماد التطوع في عملها مسألة بسيطة ولا تحتاج جهداً تنظيمياً يذكر سوى نشر إعلان عن حاجتها لمتطوعين لأداء مهمة محددة ضمن زمن محدد.

إن إدارة المتطوعين بفاعلية تعدّ أمراً بسيطاً من الناحية النظرية، ولكنها تتسم بالتعقيد والدقة من الناحية التطبيقيّة. فهي تشمل جميع التعقيدات التي تنطوي عليها إدارة الموظفين، مثل التطوير الوظيفي، وإجراء المقابلات، والإشراف، وتقييم الأداء، والتقدير والمكافأة إلى آخره. كما أنها تتسم بتعقيدات خاصة بها. ومن الأمثلة المثيرة للاهتمام؛ تميّز المتطوعين بالحماسة الزائدة، وهي من الصفات التي لا تتوافر كثيراً في محيط الموظفين الذين يتقاضون أجوراً. وكثيراً ما يضطر مدير البرنامج التطوعي لمواجهة متطوع يتسبب في صعوبات للبرنامج التطوعي ليس بسبب قلة الحماس بل بسبب زيادته!

كثير من المتطوعين ذوي الحماس الشديد قد ينفذ صبرهم بسبب بطء سير نظام المؤسسة التي تطوعوا بها. ولكن كيف يمكن تجاوز هذه المشكلة؟

اهم الاشياء اولاً: لماذا تحتاج الإستعانة بالمتطوعين؟

تتعدد الإجابات وتتنوع بين المؤسسات، ولكنها ستكون غالباً ضمن الاحتمالات المنطقية التالية:

  • توفير الخدمات للمجتمع.

  • تكملة موارد الموظفين وخبراتهم، وهو ما يضيف قيمة للمؤسسة وللعمل الذي تقوم به.

  • جذب المهارات المطلوبة عندما لا تتوافر الموارد اللازمة لتوظيف هيئة من الموظفين.

  • إتاحة الفرصة لوجود قناة تقوم بتقديم المساهمات الاجتماعيّة.

  • العمل على بناء روابط مع الجماعات الأخرى.

  • إضفاء لمسات شخصيّة أكثر من ذي قبل على الخدمات المتاحة للمستفيدين.

  • المساعدة في الجهود الهادفة لتنمية الموارد.

  • زيادة الحرص على توفير النفقات في تقديم الخدمة.

  • الاستجابة بسرعة للاحتياجات المتغيّرة أو المواقف المتأزمة.

إن تحديد الأسباب التي دفعت المؤسسة إلى اعتمادها على التطوع سوف يتيح لها بداية موفقة في التخطيط وسوف يمكّنها من:

  • تحديد أنواع الوظائف والمسؤوليات التي سوف تتيحها المؤسسة للمتطوعين.

  • الإيضاح للمتطوعين كيفية وسبب مساهمتهم في عمل المؤسسة.

  • الإيضاح للموظفين سبب الاستعانة بالمتطوعين.

  • تقييم ما إذا كان تشجيع المتطوعين للمشاركة قد كان فعّالاً.

يجب ِ أن يتم كتابة الاتفاق الذي تم التوصل إليه بالإجماع، كما يجب أن يتم تقديمه للمتطوعين والموظفين.

علاقات المتطوعين بالموظفين

من المهم جداً أن نعرف أن الموظفين الذين ليست لديهم رغبة في العمل مع المتطوعين يمكن أن يتسببوا في تدمير الجهد التطوعي، من خلال المعارضة المباشرة أو اللامبالاة، أو تصنيف المتطوعين في منزلة من الدرجة الثانية في المؤسسة، وبالتالي سوف يفقد المتطوعون الدافعيّة بسرعة وسيشعرون بخيبة أمل، كما سوف يجدون بسرعة قضايا أخرى ومؤسسات أخرى يمكنهم التطوع فيها أو قد يكفّون عن التطوع تماماً.

لذلك يجب إشراك الموظفين فى القرار منذ اللحظة الأولى والعمل على معرفة توجهاتهم وآرائهم المتعلقة بالبرنامج التطوعى المراد تنفيذه، ولهذا لا بدَّ من النظر فى الأمور الآتية وتحليلها:

1ـ مستوى الخبرة لدى الموظفين الذين يتقاضون أجوراً ويعملون مع المتطوعين:

  • هل قاموا من قبل بالإشراف على متطوعين في أي وقت من الأوقات؟

  • هل سبق لهم العمل من قبل في مؤسسة قامت بإتاحة الفرصة أمام المتطوعين للمشاركة؟

  • هل يتطوعون هم أنفسهم في إحدى المؤسسات؟

2 ـ مستوى الارتياح الذي يشعر به الموظفون حيال المتطوعين:

  • هل هناك وظائف يشعر الموظفون بأن المتطوعين يجب ألا يقوموا بها؟ ولماذا؟

  • هل تتوافر عناصر معينة في البرنامج مثل تقديم تدريب إضافي للموظفين قبل جلب المتطوعين؟

3ـ أية مخاوف قد تساور الموظفين بشأن استخدام المتطوعين:

  • هل هناك أيّة صعوبات يحتمل مواجهتها مثل المسؤولية القانونيّة الواقعة على المؤسسة أو المسائل المتّصلة بضبط الجودة التي ينبغي التصرف حيالها؟

  • هل هناك مخاوف بشأن فقدان بعض الموظفين لوظائفهم؟

وينبغي أن تفيد إجابات هذا الاستطلاع مدير البرنامج التطوعي فيما يتعلق بكيفيّة استجابة الموظفين لإدخال المتطوعين في المؤسسة، وهو من الموضوعات التي نناقشها بمزيد من الاستفاضة في القسم الذي يتناول "علاقات المتطوعين بالموظفين".

الدعم الذي تقدمه الإدارة العليا

ينبغي للبرنامج التطوعي أن يحظى بدعم الإدارة العليا في المؤسسة. وقد يتمثل هذا الدعم في إقرار الأمناء أو اللجنة الإدارية أو اللجنة التنفيذيّة في المؤسسة لسياسة دعم استخدام المتطوعين بصفة رسميّة. هناك بعض الأسئلة الأساسيّة التي ينبغي أن يطرحها القائمون على الإدارة العليا عندما يفكرون في تكوين برنامج تطوعي، وهي:

  • كيف تصف رسالة المؤسسة وما رأيك في مدى مساعدة المتطوعين في تحقيق تلك الرسالة؟

  • ما هي العوامل الموجودة حالياً التي تجعل المؤسسة تفكر في إقامة برنامج تطوعي؟

  • ما هي الأهداف المحددة التي يتم تصورها بالنسبة للبرنامج التطوعي خلال العام الأول من التشغيل؟

  • ما هي نوعيّة الموارد التي ترغب المؤسسة باستخدامها في تشجيع المتطوعين للمشاركة؟

  • ما هي القيمة التي ترى المؤسسة أنها تعود عليها من وراء تشجيع المتطوعين للمشاركة؟

وفي النهاية، لا ينبغي لدعم الإدارة العليا لاستخدام المتطوعين أن يكون إجبارياً إذا لمست المؤسسة معارضة من موظفيها لبرنامج التطوع.

مناخ العمل وثقافة المؤسسة

يؤثر المناخ العام داخل المؤسسة في الطريقة التي يتم من خلالها تشجيع المتطوعين للمشاركة. إن المناخ المريح والمرن والإيجابي من شأنه أن يرفع من مشاركة المتطوعين من جهة، وانسجام عملهم مع جهود موظفي المؤسسة من جهة ثانية.

وتشمل بعض المؤشرات التي تظهر وجود مناخ جيّد داخل المؤسسة ما يلي:

  • فهم واضح للأدوار الفردية، مع احترام أدوار الآخرين.

  • الاستعداد للتضحية من أجل هدف ما.

  • الثقة.

  • التسامح والقبول.

  • التواصل الصريح.

  • الهوية الجماعية: "نحن جميعاً نشترك في ذلك".

  • الدمج وليس الإقصاء.

  • الدعم المشترك وتبادل المنافع.

ومن المتوقع أن يؤدي مناخ المؤسسة الذي يسير لصالح المتطوعين إلى توصيل شعورين أو موقفين للمتطوعين:

  • التقبل: يرحب الهدف العام والعمليات العامة في المؤسسة بالمتطوعين.

  • التقدير: إن كل متطوع يسهم إسهاماً فريداً ومعترفاً به من أجل الهدف الذي تسعى إليه المؤسسة والعمليات التي يتم إنجازها في المؤسسة.

  • تنظيم برامج التطوع
  • إدارة المتطوعين
  • التطوع
  • فوائد التطوع
  • العمل التطوعي في الأردن